Il periodo transitorio è terminato. Per i soggetti iscritti al RENTRI il FIR digitale è ora la modalità obbligatoria di gestione del formulario. Ma il passaggio al digitale non termina con la compilazione e la trasmissione dei documenti: FIR e registri digitali devono anche essere correttamente conservati a norma.

Con l’entrata a regime del RENTRI è cambiata in modo significativo la gestione della documentazione relativa ai rifiuti.

Dopo il periodo transitorio previsto dal 1° marzo al 15 settembre 2026, durante il quale era ancora possibile scegliere tra formulario cartaceo e digitale, dal 16 settembre 2026 il FIR digitale è obbligatorio per tutti gli iscritti al RENTRI.

Per le aziende interessate, quindi, il passaggio alla gestione digitale non è più una scadenza alla quale prepararsi: è una realtà operativa.

Ma c’è un secondo aspetto che merita particolare attenzione.

FIR digitale: non basta salvare il file

Gestire un documento in formato digitale e conservarlo a norma non sono la stessa cosa.

Il RENTRI chiarisce che i Formulari di Identificazione del Rifiuto e i registri cronologici di carico e scarico tenuti in modalità digitale devono essere avviati alla conservazione a norma a cura dell’operatore.

Questo significa che scaricare e archiviare semplicemente i file sul computer aziendale, su un server, su un NAS o in uno spazio cloud non equivale, di per sé, alla conservazione digitale a norma.

La conservazione a norma è infatti un processo regolato dalle Linee Guida AgID e finalizzato a garantire nel tempo caratteristiche fondamentali del documento informatico, tra cui:

• accessibilità e utilizzabilità;
• integrità e autenticità;
• identificabilità univoca;
• reperibilità nel tempo.

Per registri e formulari la normativa ambientale prevede, in via generale, un periodo di conservazione di tre anni, ferme restando eventuali disposizioni specifiche applicabili a determinate attività o categorie di soggetti.

Gestione e conservazione: due fasi diverse

È quindi importante distinguere chiaramente due momenti dello stesso processo.

GESTIONE DEL DOCUMENTO
Compilazione del registro cronologico di carico e scarico, emissione e gestione del FIR digitale, firma e trasmissione dei dati al RENTRI secondo gli obblighi applicabili.

CONSERVAZIONE A NORMA
Conservazione nel tempo dei documenti informatici attraverso un processo conforme alla normativa e alle Linee Guida AgID.

Avere un FIR digitale, quindi, non significa automaticamente averlo conservato a norma.

Ed è proprio su questo secondo passaggio che le aziende dovrebbero verificare oggi la propria organizzazione.

Cosa dovrebbe verificare l’azienda?

Con il FIR digitale ormai operativo, è il momento di controllare l’intero processo di gestione documentale.

Non soltanto:

“Stiamo gestendo correttamente i FIR digitali?”

ma anche:

“Che cosa succede ai nostri documenti dopo la loro gestione? Come vengono conservati?”

L’azienda dovrebbe quindi verificare di disporre di un sistema idoneo non solo alla gestione dei FIR e dei registri cronologici, ma anche alla loro conservazione digitale a norma.

Un controllo particolarmente importante anche per chi utilizza già un software gestionale o i servizi messi a disposizione dal RENTRI: gestione operativa e conservazione sono due funzioni distinte.

La soluzione GIP Tech: dalla gestione alla conservazione

GIP Tech affianca le aziende nella gestione degli adempimenti ambientali mettendo a disposizione soluzioni dedicate alla gestione digitale dei rifiuti.

Il servizio può comprendere:

• software per la gestione dei rifiuti;
• gestione dei registri cronologici di carico e scarico;
• gestione dei FIR digitali e degli adempimenti RENTRI;
• supporto alla predisposizione della dichiarazione MUD;
• servizio di conservazione digitale a norma dei documenti previsti dalla normativa.

L’obiettivo è permettere all’azienda di gestire in modo coordinato l’intero processo: dalla produzione e gestione del documento fino alla sua corretta conservazione nel tempo.

E per chi dispone già degli strumenti necessari per la gestione dei rifiuti ma non ha ancora organizzato la conservazione?

È possibile attivare anche il solo servizio di conservazione a norma.

Hai già verificato come vengono conservati i tuoi FIR e i tuoi registri digitali?

Il 16 settembre non ha segnato soltanto la fine del periodo transitorio.

Ha segnato l’ingresso definitivo del FIR nella gestione digitale per gli operatori iscritti al RENTRI.

Ora è il momento di verificare che tutto il ciclo documentale sia conforme, compresa la conservazione.

Se utilizzi già un software per la gestione dei rifiuti o i servizi RENTRI ma non hai ancora attivato un sistema di conservazione digitale a norma, GIP Tech può verificare insieme a te la soluzione più adatta alla tua organizzazione.

Contattaci per maggiori informazioni o per attivare il servizio di conservazione a norma.